¿Aún utilizas Excel para reducir costos en tu gestión de transporte?

Aunque Excel es un software que se popularizó hace 30 años por su utilidad para la administración y contabilidad de pequeñas empresas, en la segunda década del siglo XXI se ha ido quedando atrás al no ser lo suficientemente intuitivo para llevar una buena integración de la información de las distintas áreas del negocio.

Si estás involucrado en la operación diaria de una flotilla o de una empresa de transporte es seguro que has gastado horas mirando hojas de cálculo. Un mal necesario, dicen muchos.

Pero a medida que una empresa recopila más información y esos datos crecen en volumen y variedad, cada una de las hojas del documento se transforman gradualmente en “monstruos” de gran tamaño, desarticulados, que en cierta medida, son difíciles de analizar. ¿Resultado? Las decisiones de dirección se entorpecen y/o alentan, debido a que analizar la información de forma rápida sobre asuntos complejos no sucede en la gestión.

Gracias a la nueva tecnología, los administradores hoy pueden compaginar todos estos datos de una manera más confiable, práctica y rápida. 

Automatizar procesos

Con la cantidad de procesos y datos que manejas todos los días, es fácil entender que una simple hoja de cálculo no alcanza para ayudarte a hacer mejor tu trabajo. Si buscas aumentar tu productividad como gerente de flota, (y por supuesto, la rentabilidad de la empresa) es momento de pensar en hacer el trabajo de otra forma.

¿Cuándo es el momento de considerar seriamente decirle adiós al Excel? Cuando necesitas reducir costos y empiezas a detectar estas fallas en la gestión: 

1. Los errores son demasiado comunes. Las hojas de cálculo son notorias por estar propensas al error humano. Al auditar la información es común darse cuenta que errores de copiado de información, hechos manualmente, generaron decenas de problemas. ¿Quieres leer un caso extremo donde este problema le costó 6 mil millones de dólares a una famosa corporación hace no mucho tiempo?, haz clic aquí.

2. Desestimulan el trabajo en equipo. La planificación de recursos humanos, presentación de informes, presupuestos y proyección de resultados raramente son tareas para una sola persona. Muchas decisiones requieren de la colaboración de múltiples áreas, desde los directores hasta los gerentes y todas las partes interesadas en el medio. Adjuntar hojas de cálculo a correos electrónicos y compartirlas en distintas computadoras toma demasiado tiempo, es vulnerable a errores y presenta una alta probabilidad de que uno o varios terminen trabajando en una versión anterior del documento.

3. Su llenado lleva demasiado tiempo. Cuando se trata de buscar información de seguimiento, como entregas de servicio, estilo de manejo de choferes y mantenimiento de flota, es probable que pases días para encontrar la información correcta. Ni hablar de lo complejo que es pasar esa información, manualmente a otros programas, para hacer gráficos sencillos y prácticos que ayuden a presentar los datos de una manera que tu jefe pueda interpretar para tomar decisiones rápidamente. 

4. Ofrecen una visión demasiado fragmentada de la operación. La búsqueda de información variada, en distintos períodos de tiempo no consecutivos, puede ser una gigantesca pérdida de tiempo para todo un equipo de administración. Las hojas de cálculo no están diseñadas para hacer frente a la complejidad en la interpretación de datos de una flota. Hay mucha información crucial que se pierde en montañas de datos innecesarios, enterrados en el sistema.

Beneficios de un sistema ERP para la gestión de transportes

La pregunta que seguro te haces a cada dolor de cabeza que experimentas en la gestión del negocio es: ¿cómo hacer para mejorar la productividad, ser más eficiente y mantener el control de proceso de una forma que no cueste demasiado?

El 40% de las empresas de logística y transporte ya abandonaron Excel como método principal de almacenamiento de información, de acuerdo a estimaciones de ICIL, entidad líder en España en investigación, formación, divulgación y aplicaciones empresariales en logística. Ellos calculan que será más de 70% en 2020. Quienes creen en la necesidad de un cambio valoran el desarrollo de nuevas tecnologías por tres factores.

  • Es tan rentable que permite un retorno de la inversión en los primeros años, elevando las ganancias del negocio.
  • El almacenamiento de información en la nube evita problemas para guardar, analizar y aplicar los datos. Lo mejor: el costo del almacenamiento es gratis con el uso del software.
  • Tener la información para anticiparse a posibles problemas significa dejar de ser ineficientes y poco competitivos. Como beneficio extra, eso redundará en un una reducción de gastos y un mejor servicio al cliente.

Las empresas necesitan hoy, para ser ágiles, tener acceso instantáneo a la información actualizada para que los directores puedan tomar las decisiones correctas y precisas.

Como te hemos demostrado, el uso de hojas de cálculo como punto de partida para la toma de esas decisiones significa que toda la información tendrá que ser agregada, consolidada y comprobada minuciosamente para evitar errores antes de que esté listo, una misión bastante complicada y costosa.

¿Puede tu organización darse el lujo de atrasarse en sus informes y arriesgarse a tomar decisiones importantes basándose en información obsoleta? Explora todas las ventajas de digitalizar tu empresa de transporte.

http://recursos.lis.com.mx/software-erp-la-clave-del-exito-para-tu-empresa-de-transporte

Omar Lopez
Omar Lopez

Gestión Business Intelligence Operación
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