5 errores comunes en el uso de un ERP. Detéctalos y soluciónalos

Después de un largo proceso de evaluación, se logró convencer a la dirección general de invertir en un software de transporte, pero luego de algunos meses los resultados no han sido los esperados. o quizá hubo algunas bajas de personal y los nuevos integrantes del equipo de trabajo no han logrado familiarizarse con el sistema. 

5 errores comunes en el uso de un ERP. Detéctalos y soluciónalos

 

Los beneficios de un software ERP para las empresas de cualquier giro, incluido el transporte, son muchos y los resultados se empiezan a notar a partir de los primeros 6 meses. Si su empresa aun no llega a este primer semestre de uso, es sólo cuestión de tener constancia y paciencia para empezar a ver resultados.

Pero si ha pasado más de un año desde la implementación del software o si por el contrario empezó a obtener resultados y luego estos disminuyeron, es momento de analizar las posibles causas y replantear la estrategia hacia el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

5 errores comunes 

Rotación de personal. Este es un problema que actualmente afecta a las empresas de cualquier giro y tamaño, puesto que la curva de aprendizaje puede ser de varios meses y esto significa un estancamiento o baja en la productividad, sobre todo cuando se trata de puestos clave o que intervienen en gran medida en el uso o alimentación de información del software ERP.

Poca educación en el sistema. Muchas veces no nos damos el tiempo de conocer a detalle todas las funciones del software que estamos utilizando o de estudiar los procesos más importantes. Buscamos ir aprendiendo sobre la marcha, pero esto puede derivar errores o en evitar que se saque el máximo provecho de la herramienta.

El principio de Pareto. Todos conocemos la regla 80/20 que tiene muchas aplicaciones, y la implementación de software no es la excepción, muchas empresas utilizan tan solo el 20% de las funcionalidades que un software ERP ofrece, restando valor a la inversión y mermando los resultados.

Mal uso de la plataforma. Las malas prácticas no sólo provienen de la falta de capacitación, también de la desinformación. En ocasiones los empleados no son debidamente informados de los objetivos de implementar un ERP y se puede tener la creencia errónea de que será para sustituirlos, lo que hace que no lo alimenten correctamente e incluso en casos más graves, estén ingresando información falsa para cubrir algún faltante o error.

No ser consistentes. Como la implementación de todo proyecto, la integración de un software de gestión requiere seguimiento, tanto del líder, como de todo el personal involucrado para darle continuidad, pues sin esto, los procesos se seguirán realizando como antes.

3 pasos para solucionarlo

Realice una auditoría. Este es el inicio para evaluar y detectar errores, mediante una revisión a detalle de los datos generados dentro de la plataforma, se puede validar la información viable en el sistema y detectar movimientos no adecuados por parte de los usuarios. Así como identificar que procesos no se están llevando a cabo y cuáles son los errores frecuentes. Para de esta manera poder definir un plan de acción para encaminar al éxito el sistema.

Capacite a su personal. Es importante establecer programas continuos de capacitación, tanto para asegurar el uso del 100% de las funciones del sistema, como para disminuir la curva de aprendizaje dentro de la rotación de personal. Es decir que, si se capacita a más de una persona por área o departamento, se puede seguir utilizando, aun y cuando una de estas personas decida dejar el puesto o simplemente se haya ausentado por incapacidad y vacaciones.

Establezca métricas. Las métricas claras para todos los usuarios, impulsan el buen uso del software, alinean a todos los integrantes del equipo a perseguir los mismos objetivos y ayudan a detectar áreas de oportunidad para un mejor uso y aprovechamiento del sistema.

Soporte continuo LISTMS

Más que un proveedor, en LISTMS queremos ser un socio para su negocio y acompañarle para que obtenga el máximo resultado con nuestro software de gestión del transporte.

Integramos un botón educativo en las funciones más importantes del sistema, en el que todos los usuarios tendrán acceso a recursos de aprendizaje como; vídeo tutoriales, manuales de uso y comunicación directa con el equipo de soporte.

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Omar Lopez
Omar Lopez

Gestión Dirección Operación
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