Aunque estamos en la era de la tecnología, muchas empresas continúan realizando sus operaciones y procesos de forma tradicional, con documentación aun impresa en papel, como es el caso de la prueba de entrega.
La prueba de entrega física, es un documento clave en las actividades de logística y distribución, al ser el comprobante de la recepción correcta de la mercancía, es decir, en el tiempo, condiciones y lugar adecuado, la cuál es firmada de conformidad por el responsable de parte del cliente.
En este trámite convencional, el operador regresa luego de finalizar su jornada de distribución y entrega los comprobantes firmados a los administradores y gerentes logísticos, para que ellos a su vez puedan iniciar el proceso de verificación y cobranza.
Y aunque esta actividad puede parecer sencilla y sin gran relevancia, el seguir utilizando la prueba de entrega impresa, ofrece múltiples desventajas para su empresa;
- Retrasos en cobranza. La recepción de los comprobantes puede tardar de 1 a varios días, mismo tiempo que se tarda en ingresar la factura y empiezan a correr los días de pago. Y sí, además, al regresar el documento y verificarlo, este tiene errores, las cosas se complican.
- Mayor índice de errores. Cuando el documento es en papel, puede que pase por muchas manos, por lo que hay mayor riesgo de errores, como; retrasos, perdidas y mal uso de la información.
- Costos más altos. Cada impresión tiene un costo, de papel, tinta y espacios de almacenamiento.
- Impacto Ambiental. El uso de papel, es un generador de basura que afecta al medio ambiente, peor aun si no se tiene una política de reciclaje.
- Falta de visibilidad: Aunque exista un seguimiento en tiempo real de la ruta, el operador no tiene la facilidad de alertar sobre las incidencias y problemas en ruta, misma información no llegará al cliente y puede derivar en retrasos, no entregas e insatisfacción de clientes.
Ante está problemática, la tecnología móvil esta contribuyendo de forma decisiva a la transformación de los sectores del transporte y logística, ya que ayuda a mejorar la eficiencia y reducir costos del transporte de mercancías.
¿Qué es la prueba digital de entrega y como nos beneficia?
La prueba de entrega digital, es el mismo documento que ampara la entrega, sólo que almacenado en un dispositivo móvil y amparado mediante una firma digital. Lo que automatiza las operaciones de logística y distribución, para brindar 6 beneficios principales;
- Trazabilidad. Obtenga una mejor visibilidad de las operaciones del transporte, con un mejor control de los productos enviados e información de su recepción en tiempo real.
- Productividad: El automatizar las actividades de entrega, le ayudara a su personal a realizar sus labores de forma más sencilla, organizada y eficiente.
- Efectividad. El eliminar el uso de papel, le ayudará a disminuir los gastos de su operación. Incluso en algunos países, ya se habla de una legislación para apoyar el uso de documentos electrónicos en operaciones de distribución y entrega de mercancías.
- Sustentabilidad. Para los clientes hoy en día, es muy importante que sus proveedores cuiden su impacto en el medio ambiente y realicen acciones para revertirlo.
- Visibilidad. Reciba información de cargas, descargas, entregas y eventos durante el viaje con georreferencia y en tiempo real.
- Rentabilidad. El análisis de información como viaje planeado vs real, la satisfacción del cliente, mediante encuestas y automatizar los procesos de cobranza, se verá reflejado en una mayor utilidad para su negocio.
Utilizar una herramienta como Routech app, le ayuda a obtener todos los beneficios anteriormente mencionados, utilizando la tecnología móvil con que ya cuenta, disminuyendo los costos de infraestructura y agilizando la implementación.
